定款・議事録の作成と変更

定款は、会社の組織や運営のルールを定めた重要なものです。いわば、会社における憲法といえるものです。 平成18年5月1日より会社法が施行され、定款自治が幅広く認められるようになりました。これにより従来に比べてさらに定款の重要性が高まったといえるでしょう。

会社設立時の定款(原始定款)の作成、会社設立後の定款記載事項の変更については所定の手続きをしなくてはなりません。

定款の雛形などは大きな書店でも購入可能です。しかし、定款には必ず記載しければいけない絶対的記載事項、効力を発生させたいなら定款への記載が必要な相対的記載事項、記載しても記載しなくても構わない任意的記載事項、記載しても無意味な無益的記載事項、また、記載内容が法律に反するため定款自体が無効となる有害的記載事項があります。作成にあたっては十分に注意にしましょう。

保管した定款議事録は、会社設立の時のみならず許認可の手続き際にも必要となることがあります。
会社にとって定款は重要性なものです。できるだけ専門家に相談して作成することをお勧めします。

定款記載事項について

定款に記載する事項は下記のとおりです。

絶対的記載事項(会社法27条、37条)

  1. 目的(会社の業務内容)
  2. 商号(会社の名称)
  3. 本店の所在地
  4. 設立に際して出資される財産の価額またはその最低額
  5. 発起人の氏名または名称、および住所
  6. 発行可能株式総数(37条)

相対的記載事項

  1. 設立に関すること(28条など)
  2. 株式に関すること(107条など)
  3. 株主総会に関すること(249条など)
  4. 機関に関すること(326条など)

任意的記載事項

  1. 種類株式の発行について(32条など)
  2. 設立時役員(38条)
  3. 取締役選任方法(349条)、取締役の報酬(361条)など

無益的記載事項

  1. 株主の配当を受ける権利の制限(105条)など

有害的記載事項

  1. 法律に反する記載など

変更する定款の内容が登記事項であるとき

変更する定款の記載事項が登記事項でもあるときは、変更登記の手続きが必要になります。 登記が遅れたり、怠ったりした場合、代表取締役は100万円以下の過料を受けます。

登記事項とは、 会社法第911条第3項各号に登記記載事項が規定されていますが、変更した定款の内容が登記事項でもある場合は、変更登記の手続きが必要になります。

定款記載の主な登記事項(株式会社の場合)

  1. 目的
  2. 商号
  3. 本店所在地
  4. 発行可能株式総数
  5. 公告の方法
  6. 株式の譲渡制限
  7. 発行する種類株式総数とその内容
  8. 取締役会・監査役(会)・会計参与など機関の設置や任期   など

変更登記の期限

変更登記の期限は2週間です。当該変更のあったときから2週間以内に、本店所在地において変更の登記をしなければなりません。

変更登記にかかる費用

変更登記の期限は2週間です。当該変更のあったときから2週間以内に、本店所在地において変更の登記をしなければなりません。多くの場合、登録免許税が3万円必要です。専門家に依頼した場合、登録免許税とは別に手数料が必要です。

新たな定款(原始定款)作成の流れ-会社設立の場合

発起人または社員(出資者)による定款記載事項の決定

定款の作成、署名捺印

公証人による定款の認証(30条)※株式会社の場合
(合同会社、合資会社、合名会社の場合は不要)

定款完成

会社設立登記の手続きをすすめる

定款変更の手続きの流れ-会社設立後の定款変更

株主総会を開く
※株式会社の場合のみ
※持分会社(合同会社・合資会社・合名会社)の場合は総社員決議

変更の決議

議事録作成・定款の変更

議事録・新定款を会社に保存

必要に応じて変更登記手続き

  • 決議事項によって他にも手続きが必要な場合があります。
  • 定款の変更の場合は公証人の認証を受ける必要性はありません。
    ただし、合併や組織変更の場合は除きます。
  • 新たに譲渡制限を設ける場合は公告が必要です。
  • 一般に、定款の変更には特別決議が必要です。 定足数や議決権数にはご注意下さい。

定款作成・変更にかかる費用

変更する定款の記載事項が登記事項でもあるときは、変更登記の手続きが必要になります。 登記が遅れたり、怠ったりした場合、代表取締役は100万円以下の過料を受けます。

新たに定款を作成する場合

  • 定款作成→ 定款作成手数料(専門家による)
  • 定款認証(電子定款)→ 公証人認証手数料5万円(謄本の料金を除く)+専門家の代行手数料

定款変更(会社設立後)の場合

  • 定款変更+議事録作成 → 定款作成・議事録作成の手数料(専門家による)
  • 登記事項がある場合登記変更 → 登録免許税(多くの場合は3万円)+専門家の代行手数料

※議事録等とは、「株主総会議事録、取締役会議事録、総社員の同意書」をいいます。その他の書類(就任承諾書や調査書など)作成もこれに準じて取り扱います。