内容証明

テレビや雑誌でもとりあげられ一般に知られるようになってきた内容証明ですが、以前のような威圧感はなくなってきたものの、うまく使えば相応の効果が期待できるものです。わずかな出費で簡単で出せて効果的である反面、その事実が残るためヘタをすると後になって思わぬ痛手となることもあります。
内容証明に関する書籍も多く出回っているので、ご自身で少し勉強すれば自分でつくれます。ただ、事案に応じた対応が必要な場合は、できるだけ専門家にご相談・ご依頼されることをお勧めします。

内容証明とは

新聞やテレビ、雑誌などでも多く取り上げられ、ポピュラーになった内容証明ですが、そもそも内容証明とはなんでしょう?

事業を経営しておられたり、会社で法務担当をしておられる方であれば、実際に受け取ったり出したことがある方もいらっしゃるでしょうが、 一般のサラリーマンやOL、主婦や学生の方であれば、言葉は知っていても実際にはどんなものかご存じない方も多いのではないでしょうか。

内容証明とは、内容証明郵便のことです。つまり、郵便の一種です。
第三者の日本郵政公社が、いつ、誰から誰に、どんな内容の郵便を出したかを証明してくれます。

郵便ですから、当然、内容証明自体にはなんらの強制力もありません。
ただ、第三者が証明してくれるということで、いつ誰から誰にどんな内容の通知を行ったかということが事実上・法律上問題となる場合には非常に有効な手段となります。

内容証明のメリット・デメリット

【メリット】
内容証明はいわば単なる郵便の一種に過ぎませんので、それ自体はなんらの強制力も持ちませんが、
その記載する内容・方法によって、意思を伝えたのか、その意思をいつ伝えたのかで法律的な効果が変わってくるような場合、また、明確な意思表示をすることによってあなたや相手の立場を明確に伝えたい場合などには相応の効果が期待できます。

【デメリット】
内容証明は単なる郵便ですので、それ自体では、相手に対してなんら強制力を持ちません。
相手がずっと留守だったり、受取らなければそれまでですし、相手に内容証明で「○○万円の金銭を支払え」といったところで、相手が支払わなければそれまでです。

それだけでなく、内容証明を出すということは何らかのトラブルが発生していることがほとんどだと思いますが、内容証明を出すことであなたの立場や意思を相手に強く伝えることになりますので、相手が取引先などであった場合、これまでどおりの良好な関係を継続するのは難しくなります。
穏便に話を進めれば結論を導き出せたかもしれないものでも、内容証明を出したことをきっかけに訴訟まで発展し、お互いに遺恨を残す結果となりかねません。

内容証明は事案とタイミングを見極めて出さないと、かえって自分の首を絞めかねることにもなります。要注意です。

どんな時に内容証明を使うのか

相手に自分の意思を通知したのか、それをいつしたのかが問題となる場合や、反論しないことが不利益なるような場合に内容証明を使うといいでしょう。
具体的には次のような場合が考えられます。事案によって変わってくるでしょうが、これら以外にも多くの場面があります。ご相談をお願いします。

  • 支払請求
  • クーリングオフ
  • 時効の中断
  • 引渡し請求
  • 債務不存在

内容証明の書き方

内容証明の書き方には一定の形式があります。
形式内に収まっていれば、内容はどんなものでも構いませんが、わざわざ費用をかけ、第三者に証明してもらってまで出す郵便ですので、何らかの効果を狙った内容にするべきでしょう。

1)形式について

ご自分で書かれるなら、本屋や文具店、ホームセンター等でも書式が販売されていますので、それを利用するのも良いでしょう。

  • 縦書き・横書きどちらでもよい。
    最近は横書きで出す方がほとんどでしょう。
  • 通常B5、A4、B4程度の大きさ。
    特に決まりはないです。
  • 1行あたり26字、1枚20行以内であること。
    タイトルや宛名も行数に含めます。
    句読点や記号も1字としますが、「・」など2文字分されるものがあります。
  • 文書が2枚以上になるときは綴目に契印する。

2)注意点

  • 相手に出すものの他に郵便局の控えと自分の控えの計3部が必要。
    同一の内容証明を連名で出したい場合などで、もし相手が仮に3名だったとすると郵便局と自分の控えの計5部が必要になります。
  • 配達証明で送る。
    せっかく内容証明を出しても相手に「受け取っていない」と言われてしまうと意味がありません。
  • 内容証明を扱っていない郵便局もある。
    内容証明を出しに行くのは郵便局ですが、小さな郵便局ですと取り扱っていないことがありますのでご注意下さい。

3)e内容証明(電子内容証明サービス)

日本郵政公社が提供するサービスでe内容証明(電子内容証明サービス)というものがあります。インターネットを通じて内容証明を出す方法です。

  • メリット
    郵便局に行かなくても、自宅やオフィスから内容証明を出せる。
    24時間受付してもらえる。
    クレジットカードや料金後納ができる。
    文字数の制限が緩和されている。
  • デメリット
    相手が1名で出す枚数も少ないときは文書で出すよりも高くつくことがある。
    事前に利用者登録をしなければいけない。
    士業の印鑑による心理的な効果が与えられない。